La sala va prenotata con un buon anticipo e, in prossimità dell’evento, dovrà essere opportunamente preparata per accogliere al meglio tutti i partecipanti, che si tratti di una cena o gala in un ristorante elegante, o di un pranzo al mare. Fissate la location e la data, sarà opportuno procedere con gli inviti, da far recapitare con un buon margine di anticipo, così da permettere la partecipazione di tutti. Ovviamente gli inviati dovranno essere corredati accompagnati dalla brochure dell’evento, così i partecipanti sapranno quale sarà il programma della manifestazione. Con l’avvicinarsi dell’evento, poi, sarà necessario occuparsi dell’allestimento della sala. Dopo aver accuratamente disposto sedie, tavoli, un piccolo palco per le premiazioni se si tratta di una cerimonia che prevedere anche una conferenza e aver controllato il buon funzionamento dell’audio nella sala, sarà opportuno abbellire la location con fiori e piante, in modo da rendere più accogliente il locale. Inoltre, sarà buona norma assicurare un servizio “reception” all’ingresso, dove gli invitati potranno lasciare cappotti ed effetti personali, che saranno debitamente custoditi e sorvegliati. Naturalmente l’evento sarà accompagnato da buona musica e da piccole prelibatezze da gustare nel corso della cerimonia. Si potrà scegliere per un buffet leggero, ma sfizioso, da preferire sicuramente ad un pasto servito al tavolo, che risulterebbe più pesante e non consentirebbe lo scorrere fluido della cerimonia. Al termine dell’evento, dopo aver debitamente ringraziato i partecipanti e dato onore ai premiati, il bon ton suggerirebbe di prevedere un contatto post – manifestazione, in cui raccogliere i pareri dei convenuti e rinnovare i ringraziamenti per la partecipazione, magari condividendo foto e video. I partecipanti si sentiranno apprezzati e tenuti in considerazione, oltre che gratificati potendosi rivedere nelle istantanee che li hanno immortalati nel corso della cerimonia di premiazione. Ricordate che in occasione di questo party con amici e parenti potete anche organizzare il tutto senza wedding planner ma, per quanto riguarda la lista nozze, vi suggeriamo di ingaggiare alcuni strumenti, come app o siti web, utili alla gestione della lista nozze.